PELAKSANAAN PROYEK dalam Organisasi Proyek

Pelaksanaan proyek merupakan bagian terpenting, oleh karena dengan kegiatan inilah nantinya diciptakan suatu bangunan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan akhir.

Jelas bahwa jauh sebelum dilaksanakan proyek sudah dilakukan kegiatan-kegiatan “pra-konstruksi” yang mungkin meliputi kegiatan survai lapangan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan lokasi proyek, 

fasilitas administratip, pemukiman, penggunaan alat berat serta telekomunikasi, tanah, survai teknis.

Selanjutnya perlu diciptakan struktur organisasi proyek sehingga pelaksanaannya berjalan lancar. Pelaksanaan proyek biasanya dilakukan oleh yang ahli. Hubungan, wewenang, tanggung jawab dan pelaporan perlu digariskan sehingga tujuan dapat tercapai dengan efisien dan efektif.

Jelas alokasi sumber daya sangatlah penting. Perlu diatur siapa melakukan apa, bilamana dimulai, kapan selesainya, dan memerlukan biaya berapa.

Persoalan Alokasi Sumber Daya

Alokasi sumber daya sangat penting di dalam management proyek:

1. pemanfaatan berbagai jenis sumber daya tentu saja akan menimbulkan persoalan pada waktu yang akan datang; dalam hal ini perlu dicairkan jalan keluarnya.

2. dihindari kemungkinan konflik atau rangkap jabatan;

3. mungkin perlu dibentuk tim pembantu untuk melancarkan pelaksanaan pekerjaan;

4. perlu pula disediakan dana ekstra untuk menanggulangi hal-hal yang timbul secara mendadak.

Semua ini memerlukan pengorganisasian yang baik terutama terhadap sumber daya manusia.

1. penarikan memenuhi karyawan merupakan hal yang perlu diperhatikan, terutama memenuhi kebutuhan akan kuantitas dan kualitas yang diperlukan;

2. motivasi terhadap karyawan perlu diciptakan agar mereka tidak saja lebih mampu melaksanakan tugas melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya;

3. tentu saja pengawasan terhadap karyawan perlu dilakukan agar supaya tujuan tercapai;

4. kerjasama yang erat perlu dibina karena ini akan mempermudah pengawasan;

5. koordinasi antara tim yang ada juga selalu harus dibina; dengan menggunakan bagan jaringan dapat ditentukan kapan suatu tim sudah harus siap dan terlibat dalam kegiatan membantu tim yang lain.

Seperti diketahui pimpinan proyek tidak banyak berwenang terhadap orang-orang fungsional. Oleh karena itu suatu seni mempengaruhi orang perlu diterapkan, misalnya dengan memberikan tugas yang realistis sesuai dengan kemampuan seseorang, menggunakan anggaran sebagai senjata menundukkan orang, pujian/promosi, insentip uang, tantangan pekerjaan, keahlian, maupun kesetia-kawanan dengan menciptakan sistem komunikasi yang lebih baik atau memberikan informasi pada para pelaksana proyek membantu menimbulkan suasana “menerima” perintah diantara para karyawan. Laporan yang diberikan hendaknya betul-betul dilihat dan dicek kebenarannya, disesuaikan dengan rencana yang sudah ada. Dilihat apakah ada perbedaan-perbedaan. Kemudian pimpinan proyek harus dapat mengadakan penanggulangan perbedaan dan menyarankan pemecahannya.

..... Selengkapnya dalam dalam Organisasi Proyek