Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008

... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...

6.       RINCIAN PROSEDUR

6.1     Penerbitan Dokumen

¨       Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.

¨       Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk penerbitannya.

¨       Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :

Dokumen	Dibuat oleh :	Diperiksa Oleh :	Disetujui oleh :
Manual Mutu	Sekretariat ISO	Management Representative	Direktur
Prosedur Mutu (Wajib)	Sekretariat ISO	Management Representative	Direktur
Prosedur Mutu (Departemen)	Manager Dept.	Management Representative	Direktur
Intruksi Kerja	KABAG	Management Representative	Manajer

 ·         Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja  yang terlampir atau yang mengatur penggunaannya.

·         Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.

6.2     Sistem Identifikasi Dokumen

 ·         Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen

6.3     Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :

·         Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.

 ·         Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.

 ·         Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.

 ·         Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.

6.4     Pengendalian Distribusi

·         Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.

 ·         Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.

 ·         Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.

 ·         Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

6.5     Revisi dan Penarikan Dokumen

 ·         Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.

 ·         Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.

 ·         Dokumen yang direvisi dicatat,  judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.

  ·         Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.

 ·         Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.

 ·         Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;

 ·         Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.

 ·         Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.

 ·         Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.

 ·         Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.

 ·         Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.

6.6     Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik.......

... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...

....Yang lain tentang ISO 9001 - 2008....

.